Aus jedem Kanal aufnehmen
Telefon, E-Mail und Formular – an einer Stelle.
- Anrufe annehmen, auch außerhalb der Bürozeiten
- E-Mails und Formular-Eingänge auslesen
- Alles in einem Format zusammenführen
Anfragen & Lead-Erfassung
Keine Anfrage geht verloren — automatisch erfasst und qualifiziert.
Vom Erstkontakt bis zum sauberen Eintrag, ohne manuelle Nacharbeit. Floxio nimmt Anfragen über Telefon, E-Mail und Formular auf, fragt das Wichtigste ab und gibt jeden Lead vollständig ans Team weiter.
14 Tage kostenlos testen
Datenschutz nach DSGVO
Server in der EU
Anfrage-Erfassungjeder Kanal, ein Ablauf
- Telefon – Anruf annehmen, Pflichtdaten erfragen, Lead notieren
- E-Mail & Formular – Anliegen erkennen, qualifizieren, weiterleiten
- Übergabe – vollständiger Lead ans Team oder ins CRM
Eingangsbestätigung raus, nichts bleibt liegen
Das Problem
Anfragen kommen von überall — und kühlen ab, bevor jemand reagiert
Ein Interessent ruft an, ein anderer schreibt eine Mail, ein dritter füllt das Formular aus. Bis jemand alles zusammenträgt, ist der erste längst woanders. Genau diese Lücke schließen wir.
Anfragen über viele KanäleTelefon, E-Mail, Formular, Messenger – nichts läuft an einer Stelle zusammen, der Überblick fehlt.
Leads kühlen abWer nicht zügig eine Antwort bekommt, fragt beim Nächsten an. Jede Stunde Verzögerung kostet.
Unvollständige DatenName ohne Nummer, Anliegen ohne Kontext – ständig muss jemand hinterherrecherchieren.
Langsame ReaktionAußerhalb der Bürozeiten bleibt das Telefon stumm und das Postfach unbeantwortet.
Nichts wird nachgehaltenAnfragen verschwinden in Notizzetteln und Postfächern – niemand weiß, was offen ist.
Was Floxio macht
Jede Anfrage aufgenommen, qualifiziert und sauber weitergegeben
Floxio bündelt Ihre Anfragen aus allen Kanälen, fragt die wichtigen Daten ab und sorgt dafür, dass jeder Lead vollständig dort landet, wo er bearbeitet wird.
Qualifizieren & vorsortieren
Wichtig von unwichtig trennen.
- Anliegen erkennen und einordnen
- Dringende Anfragen hervorheben
- Spam und Irrläufer aussortieren
Pflichtdaten erfragen
Damit nichts Wichtiges fehlt.
- Name, Kontakt und Anliegen vollständig
- Rückfragen direkt im Gespräch klären
- Saubere, lesbare Notiz statt Zettelwirtschaft
An Team & CRM weitergeben
Dort, wo der Lead bearbeitet wird.
- Übergabe ans richtige Team
- Eintrag im CRM oder Buchungssystem
- Nichts geht zwischen den Tools verloren
Sofortige Eingangsbestätigung
Der Interessent weiß: Es läuft.
- Automatische Bestätigung per E-Mail
- Klarer Hinweis, wie es weitergeht
- Professioneller Eindruck ab der ersten Minute
Benachrichtigung in Echtzeit
Ihr Team erfährt sofort davon.
- Hinweis per E-Mail, Telegram oder Dashboard
- Wichtige Fälle besonders markiert
- Schnelle Reaktion statt langem Suchen
Aus der Praxis
Lead-Erfassung als Teil eines größeren Ganzen
Anfragen sauber aufzunehmen ist nur ein Baustein. Floxio automatisiert den kompletten Routine-Alltag – Telefon, E-Mail, wiederkehrende Prozesse, CRM-Pflege, Follow-up, Dashboards und Tool-Anbindungen – und greift dabei sauber ineinander. Erprobt im echten Tagesbetrieb, unter anderem mit der Telefon- und E-Mail-Automatisierung in unserem eigenen Hotelbetrieb. Genau dieser Mechanismus passt auf jede Branche – ob Hotel, Handwerk oder Kanzlei.
Aufnehmen über jeden Kanal
Telefon, E-Mail und Formular laufen in denselben Ablauf – keine Anfrage bleibt liegen, auch nachts und am Wochenende.
Qualifizieren & eintragen
Anliegen werden erkannt, Pflichtdaten ergänzt und als vollständiger Lead ins CRM übertragen – ohne Abtippen.
Weiter im Prozess
Eingangsbestätigung raus, Follow-up vorgemerkt, Team benachrichtigt – die Anfrage zieht den nächsten Schritt nach sich.
- Keine Anfrage bleibt unbeantwortet, auch nachts und am Wochenende
- Anliegen werden erkannt und mit den nötigen Daten festgehalten
- Das Team bekommt vollständige Leads statt halber Notizen
Beispielablauf
Von der Anfrage zum sauberen Eintrag
So sieht eine erfasste Anfrage von Anfang bis Ende aus – ohne dass jemand etwas abtippen muss.
1
Anfrage kommt rein
Per Anruf, E-Mail oder Formular – egal über welchen Kanal jemand Kontakt aufnimmt.
2
Aufnehmen & qualifizieren
Floxio erkennt das Anliegen, fragt fehlende Pflichtdaten ab und sortiert die Anfrage ein.
3
Bestätigen & weitergeben
Der Interessent erhält sofort eine Eingangsbestätigung, der Lead wandert ins CRM oder zum Team.
4
Benachrichtigung
Ihr Team wird in Echtzeit informiert – wichtige Fälle besonders hervorgehoben.
Für wen
Lead-Erfassung für Ihre Branche
Überall, wo Anfragen über mehrere Kanäle kommen und schnell beantwortet werden müssen, lohnt sich die automatische Erfassung.
Hotels & GastgewerbeBuchungsanfragen aus Telefon und Postfach vollständig erfasst, auch in der Hochsaison.
HandwerkAuftragsanfragen werden festgehalten, während Sie auf der Baustelle stehen.
KanzleienMandantenanfragen vorsortiert und mit den nötigen Angaben aufgenommen.
PraxenTermin- und Kontaktwünsche entlasten den Empfang spürbar.
DienstleisterErstkontakt und Angebotsanfragen laufen sauber zusammen.
Lokale UnternehmenJede Anfrage erfasst, ohne zusätzliche Schicht am Telefon.
Mensch & Eskalation
KI übernimmt die Routine, der Mensch entscheidet bei Ausnahmen
Das übernimmt Floxio
- Standardanfragen aufnehmen und qualifizieren
- Pflichtdaten abfragen und festhalten
- Eingangsbestätigung und Weitergabe
Das bleibt beim Menschen
- Heikle oder komplexe Fälle – sauber eskaliert
- Individuelle Beratung und Verhandlung
- Was der Agent nicht weiß, gibt er ehrlich weiter
Datenschutz nach DSGVOVerschlüsselte Übertragung, Rechenzentren in der EU und Auftragsverarbeitungsvertrag. Auf Wunsch Betrieb auf Ihren Servern.
Rund um die UhrAnfragen werden auch nachts und am Wochenende erfasst.
Self-hosted möglichAuf Wunsch läuft die Erfassung auf Ihren eigenen Servern.
14 Tage kostenlosOhne Einrichtungskosten. Erst danach zahlen Sie etwas.
Häufige Fragen
Was Sie zur Anfrage- und Lead-Erfassung wissen wollen
Aus welchen Kanälen werden Anfragen erfasst?
Telefon, E-Mail und Webformular sind der Standard. Auf Wunsch binden wir weitere Kanäle und Eingänge an. Alles läuft am Ende an einer Stelle zusammen, sodass Sie nichts mehr manuell zusammensuchen.
Wie stellt Floxio sicher, dass die Daten vollständig sind?
Wir legen mit Ihnen fest, welche Angaben ein Lead braucht – etwa Name, Kontakt und Anliegen. Fehlt etwas, fragt der Agent direkt nach oder markiert die Lücke, damit Ihr Team gezielt nachhaken kann.
Landen die Leads automatisch in unserem CRM?
Ja, sofern sich Ihr System anbinden lässt. Wir verbinden gängige CRM-, Buchungs- und Kalendersysteme. Welche Anbindung sinnvoll ist, klären wir in der Potenzialanalyse. Mehr dazu auf unserer Seite zur CRM- & Follow-up-Automatisierung.
Bekommt der Interessent eine Bestätigung?
Ja. Auf Wunsch verschickt Floxio sofort eine Eingangsbestätigung mit einem Hinweis, wie es weitergeht. Das wirkt professionell und nimmt dem Interessenten die Unsicherheit, ob seine Anfrage angekommen ist.
Was passiert mit Anfragen, die der Agent nicht einordnen kann?
Er rät nicht. Unklare oder heikle Fälle nimmt er auf und gibt sie sauber an Ihr Team weiter – per E-Mail, Telegram oder Dashboard. So entscheidet bei Ausnahmen immer ein Mensch.
Wie schnell ist die Lead-Erfassung einsatzbereit?
Eine erste Erfassung steht oft in wenigen Wochen. Wie schnell genau, hängt von Ihren Kanälen und Systemen ab – das schätzen wir in der Potenzialanalyse ehrlich ein. Danach testen Sie 14 Tage kostenlos.
Potenzialanalyse
Lassen Sie keine Anfrage mehr liegen
In 20 Minuten zeigen wir Ihnen, wie Floxio Ihre Anfragen aus Telefon, E-Mail und Formular automatisch erfasst und qualifiziert. Kostenlos, unverbindlich – und Sie testen 14 Tage, bevor etwas kostet.
Verwandte Leistungen: KI-Telefonassistenz, KI-E-Mail-Agenten, CRM & Follow-up · alle Branchen