Anrufe annehmen & Nachrichten weiterleiten
Statt Mailbox: ein freundliches „Guten Tag" im Namen Ihres Hauses.
- Begrüßung im Namen Ihres Büros
- Anliegen sauber aufgenommen
- An die richtige Person weitergeleitet
Für Büros, Kanzleien & Praxen ohne eigenes Sekretariat
Virtuelles Sekretariat & Backoffice-Automatisierung mit KI– Anrufe, Termine und Anfragen laufen weiter, auch ohne eigene Bürokraft.
Das Telefon klingelt, während niemand am Platz ist. Anfragen stapeln sich, Termine bleiben unkoordiniert. Floxio nimmt Anrufe an, leitet Nachrichten an die richtige Person weiter, koordiniert Termine und sortiert wiederkehrende Anfragen – Ihr virtuelles Sekretariat, das nicht in Pause geht.
14 Tage kostenlos testen — Ohne Abo, ohne Zahlungsdaten, ohne Einrichtungskosten.
14 Tage kostenlos testen
Datenschutz nach DSGVO
Das Problem
Ohne eigenes Sekretariat bleibt zu vieles liegen
In vielen Büros, Kanzleien und Praxen gibt es keine eigene Kraft, die durchgehend ans Telefon geht und das Backoffice im Griff hat. Dann gehen Anrufe verloren, Anfragen bleiben unbeantwortet und Termine niemand koordiniert – während die eigentliche Arbeit wartet.
Ein eigenes Sekretariat ist teuerEine feste Bürokraft bedeutet Gehalt, Lohnnebenkosten und Ausfallzeiten – für viele kleine Büros und Praxen kaum tragbar.
Unbeantwortete Anrufe = verlorene KundenWer nicht durchkommt, ruft beim nächsten Anbieter an. Jeder verpasste Anruf kann eine verlorene Anfrage sein.
Backoffice und Anfragen bleiben liegenE-Mails, Anfragen und kleine Aufgaben sammeln sich, weil niemand sie nebenbei zuverlässig abarbeiten kann.
Niemand koordiniert Termine zuverlässigTerminwünsche gehen zwischen Telefon, Mail und Kalender verloren – oder es kommt zu Doppelbuchungen.
Rückrufe gehen unterNotizen auf Zetteln verschwinden, Rückrufbitten werden vergessen – und der Anrufer fühlt sich nicht ernst genommen.
Was Floxio fürs Büro automatisiert
Anrufe annehmen, Termine koordinieren, Backoffice ordnen
Ihr virtuelles Sekretariat übernimmt genau die Routine, die sonst liegen bleibt – damit Sie und Ihr Team sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können.
Termine koordinieren
Terminwünsche aufnehmen, auf Wunsch an den Kalender anbinden.
- Wunschtermin und Erreichbarkeit erfasst
- Auf Wunsch an Ihren Kalender angebunden
- Bestätigt wird erst nach Ihrer Freigabe
Backoffice ordnen
Anfragen sortieren, Daten erfassen, wiederkehrende Aufgaben.
- Anfragen sortiert und priorisiert
- Daten strukturiert erfasst
- Wiederkehrende Abläufe abgenommen
Rückrufe aufnehmen
Wer wollte was – und wann ist er erreichbar?
- Name, Nummer und Anliegen notiert
- Beste Rückrufzeit gleich miterfasst
- Kein Zettelchaos mehr
Entlastung ohne eigene Kraft
Erreichbarkeit und Ordnung, ohne eine Bürokraft einzustellen.
- Auch außerhalb der Bürozeiten erreichbar
- Keine Lohnnebenkosten, keine Ausfälle
- Skaliert mit, wenn mehr los ist
E-Mail vorsortieren
Anfragen, Termine, Standardfragen – getrennt statt durcheinander.
- Wichtiges nach oben sortiert
- Standardfragen mit Antwortentwurf
- Nichts geht im Postfach unter
Im echten Einsatz erprobt
Aus der Praxis: dieselbe Technik läuft im Tagesbetrieb
Floxio ist nicht nur Theorie. Dieselbe Technik läuft seit Monaten im eigenen Hotelbetrieb – am Telefon u. a. unsere Assistenz Jenny, im Postfach unsere E-Mail-Automatisierung. Aufs Büro übersetzt heißt das: Ein virtuelles Sekretariat nimmt Anrufe an, leitet Nachrichten an die richtige Person weiter und koordiniert Termine, ohne dass eine eigene Bürokraft am Platz sitzen muss. Was im Hotel die Zimmeranfrage ist, ist im Büro die Anfrage, der Rückruf oder der Terminwunsch.
- Anrufe angenommen, auch wenn niemand am Platz ist
- Nachrichten strukturiert an die richtige Person weitergeleitet
- Terminwünsche aufgenommen und auf Wunsch in den Kalender
- Alles im Blick – per Übersicht, E-Mail oder Telegram
Telefon
Anrufe annehmen, Anliegen aufnehmen, Nachrichten weiterleiten.
E-Mail & Anfragen
Postfach vorsortieren, wiederkehrende Fragen beantworten.
Prozesse & Backoffice
Daten erfassen, Termine anbinden, wiederkehrende Abläufe.
Dashboard
Anrufe, Nachrichten und offene Punkte auf einen Blick.
Demo
Testen Sie es selbst – rufen Sie Lina an
Stellen Sie Lina Fragen wie ein Anrufer, der bei Ihrem Büro durchkommt. Schildern Sie ein Anliegen oder einen Terminwunsch und hören Sie, wie ein virtuelles KI-Sekretariat reagiert. Kein Formular, kein Login – einfach wählen.
Beispielablauf
Vom Anruf zur geordneten Übersicht
Statt verpasster Anrufe und Zettelwirtschaft bekommen Sie eine klare Übersicht – ohne dass jemand durchgehend am Telefon sitzen muss.
1
Anruf oder Anfrage kommt rein
Jemand ruft an oder schreibt, während niemand am Platz ist. Statt Mailbox oder unbeantworteter Mail meldet sich das virtuelle Sekretariat.
2
KI nimmt an, klärt das Anliegen
Die KI begrüßt im Namen Ihres Hauses, fragt nach, worum es geht, und ordnet das Anliegen ein – ruhig und freundlich.
3
Nachricht oder Termin wird erfasst
Die Nachricht wird an die richtige Person weitergeleitet, der Terminwunsch aufgenommen und auf Wunsch koordiniert – per E-Mail, Telegram oder Dashboard.
4
Sie sehen eine geordnete Übersicht
Statt verpasster Anrufe haben Sie eine klare Liste mit Anliegen, Rückrufen und Terminwünschen – und arbeiten ab, wenn es Ihnen passt.
Wo der Mensch übernimmt
KI nimmt auf – Sie treffen die Entscheidungen
Das virtuelle Sekretariat verschafft Ihnen Überblick und nimmt Ihnen die Routine ab. Es ersetzt aber nicht Ihre Einschätzung und Ihre Zusagen.
Keine verbindlichen Zusagen ohne Ihre Freigabe
Die KI sagt keine Termine zu und macht keine verbindlichen Zusagen, die Sie nicht freigegeben haben. Sie nimmt den Wunsch auf – die Bestätigung treffen Sie.
Wichtiges und Persönliches geht an Menschen
Geht es um ein sensibles, persönliches oder komplexes Anliegen, rät die KI nicht herum. Sie nimmt es auf und leitet es an die richtige Person in Ihrem Haus weiter.
Sicher & verlässlich
Worauf Sie sich verlassen können
Datenschutz nach DSGVODaten verschlüsselt übertragen, Server in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.
Rund um die Uhr erreichbarAnrufe werden auch nach Feierabend und am Wochenende angenommen.
Nichts geht verlorenJede Nachricht wird erfasst und sauber weitergeleitet – statt im Nichts zu verschwinden.
14 Tage kostenlosOhne Einrichtungskosten. Erst danach zahlen Sie etwas.
Häufige Fragen
Was Büros, Kanzleien & Praxen vor dem Start wissen wollen
Was kann ein virtuelles KI-Sekretariat übernehmen?
Ein virtuelles KI-Sekretariat kann Anrufe annehmen, Nachrichten weiterleiten, Termine koordinieren, Anfragen sortieren und einfache Backoffice-Aufgaben übernehmen. Den genauen Umfang legen Sie fest – wir richten nur das ein, was Sie wirklich brauchen. Mehr dazu unter Leistungen.
Nimmt die KI Anrufe an und leitet Nachrichten weiter?
Ja. Die KI begrüßt Anrufer im Namen Ihres Hauses, nimmt das Anliegen auf und leitet die Nachricht an die richtige Person weiter – per E-Mail, Telegram oder direkt in Ihr Dashboard, ganz wie Sie es einrichten. Details zur KI-Telefonassistenz.
Kann sie Termine koordinieren?
Terminwünsche werden aufgenommen und auf Wunsch an Ihren Kalender angebunden. Bestätigt wird ein Termin aber erst, wenn Sie ihn freigeben. Was bei Ihren Systemen möglich ist, klären wir im Detail – mehr dazu unter Prozessautomatisierung.
Welche Backoffice-Aufgaben sind möglich?
Möglich sind etwa Anfragen sortieren, Daten erfassen und wiederkehrende Abläufe abwickeln. Was sich bei Ihren Tools sinnvoll automatisieren lässt, schauen wir uns gemeinsam in der kostenlosen Potenzialanalyse an.
Ist das günstiger als eine eigene Bürokraft?
Der Einstieg liegt ab 249 € im Monat, und es fallen keine Lohnnebenkosten oder Ausfallzeiten an. Den passenden Umfang klären wir individuell. Eine Übersicht der Pakete finden Sie auf der Paketeseite.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Wir brauchen ein Gespräch, Zugriff auf die nötigen Systeme und Ihr Wissen zu den häufigsten Anliegen. Bau und Anbindung übernehmen wir – eine erste Version steht oft schon in wenigen Wochen.
Potenzialanalyse
Ihr virtuelles Sekretariat – in 20 Minuten skizziert
Gemeinsam schauen wir, welche Anrufe, Anfragen und Termine bei Ihnen liegen bleiben – und wie ein virtuelles KI-Sekretariat diese Routine für Sie übernimmt. Danach erhalten Sie ein Angebot, das zu Ihrem Büro passt. 14 Tage testen Sie kostenlos.
Passende Leistungen: KI-Telefonassistenz · Prozessautomatisierung · KI-E-Mail-Agenten · Alle Leistungen